流程、觀想與企業文化

 

梁乃崇教授

 

把「三摩缽提」和流程、電腦結合在一起,

我們可以說這是科學時代的「三摩缽提」,

因此「想」、「說」、「做」、「成」的無窮

威力,可以讓我們有能力建立人間淨土。

 

最近曾先生以他的經驗,指出P公司的一些問題。通常過去在P公司董事會作出決議之後,會等幾個月或半年後,看看是不是有結果。曾先生則不然,他立刻去看P公司是否採取行動,這是P公司董事會以前不曾做過的事。當然,要完成目標的步驟很多,曾先生特別看重第一步,經過他實際觀察與收集資料,發現董事會做的決議,P公司連第一步都沒有做,何況第二、三步,遑論要有結果,因此他就指出P公司沒有「作業流程」。他並不是看結果,而是看有沒有流程,比如定出那一天要採取第一步行動,而且詳細到那一天的幾點之前要把結果交出來。當這麼一要求之後,發現原來做事的人都是在打混,所以沒有結果,然後藉口一堆,根本無法達成董事會的決議。之前董事會交給P公司的決議,大部分的下場就是這樣。

當曾先生跟我提到P公司都沒有「流程」(process)時,我開始不太懂他要指的是什麼?是不是第一步什麼時候完成,是不是要列出時間表?需要那些人一起配合完成?他們的完成時間表又是如何等等?也就是什麼人在什麼時間要完成那些事,跟大家商量過,通通要列出時間表就是流程嗎?

為了要展示P公司沒有「流程」的事實,他就要求P公司做一個樣品,並附測試報告。P公司一開始說兩個星期可以完成,但是到現在已經四個星期了,還沒有結果。曾先生告訴我,他是貿易商,自己沒有工廠,工廠在大陸,客戶在美國,如果美國的客戶要一個樣品,他可以在六天內把樣品交到客戶手上,而P公司只不過做一個樣品給自己用,四個星期還做不出來。他說P公司的流程,就好像紀曉嵐說的一個笑話。紀曉嵐很會講故事,清朝的太監都很喜歡聽,有一次兩個太監要他講故事,他講:「從前有兩個太監......」,就閉嘴不講了,兩個太監急著問:「下面呢?下面呢?」紀曉嵐說:「下面沒有了。」P公司的的流程就像「下面沒有了」。

 

流程是從無到有的過程

聽曾先生這麼說之後,我就很想弄清楚什麼是「流程」。記得以前看過一本書《改造企業》,改造企業就是改造流程,那時我看不太懂,心想流程有什麼了不起,為什麼成為美國企業奉為寶典的暢銷書,而且這兩個作者還被美國企業界奉為大師。所謂改造企業就是改造流程,書裡寫的就是怎麼開發票,怎麼開支票,怎麼付款和收款,我覺得這些瑣事有什麼了不起,實在看不懂它的奧妙,所以看了一半就沒看了,因為不懂「流程」是什麼。這回曾偉達又再提「流程」,我還是不太懂,而P公司之所以不懂,就是因為我不懂,所以問題在我身上,因此我決定花很多精神去把它弄清楚。

過了好久,我才弄懂「流程」是什麼。原來所有的事情一開始都是零,當你把事情做成功,就不是零,而是有,所以「流程」就是從無到有的過程。任何事情的完成一定有「流程」,而且「流程」自己是不會動的,一定要有人去推動,沒有經過「流程」就不可能成功。以我現在的理解,任何一件事,一開始一定是零,以後慢慢把事情完成,這個過程就是「流程」。

 

試著從內心找流程

P公司董事會只決議,而沒有下文,表示董事會是沒有功能的。初步懂了「流程」之後,P公司董事會要做的是建立「流程」,而不是改造「流程」,因為根本沒有流程,如何改造?這時我再把《改造企業》拿出來看,就看懂了,它的確改造了美國企業,效果非常大。像台灣許多公司本來是做OEM,後來變成ODM,現在則是全球運籌,這跟「流程」的改造是有關係的。當我懂到這裡,仍然覺得「流程」對我而言,只是理解,不會運用,即便是用也覺得生硬不知所措,總覺得這是歐美國家企業管理弄出來的東西,是外來的,不是自己的,是不得不接受的東西,所以覺得滿困難。我有這種感覺,相信別人也有這種感覺,覺得曾先生怎麼那麼討厭,指出P公司那麼多破洞,我們被勉接受「流程」這個東西,好像「苦藥」,不得不吃。

有這樣的感覺,表示我還不是真的了解「流程」的好處及重要性,或者是這本書還不能夠把「流程」真正的內涵表達出來。這時我就試圖不靠別人,只靠自己去了解「流程」,發覺「流程」是我的心外之物,而且生硬的東西,於是,我嘗試從自己的心中去找,看有沒有類似「流程」的東西。

記得有一次幫國科會辦每年一次例行的研討會,邀請全國相關研究者來參加為期三天的活動,地點則選擇在風景區。那次安排到阿里山,教授和研究人員以及其的學生和家屬都可以參加,所以研討會之外兼具旅遊性質,是滿複雜的活動。我以前從來沒辦過,但事後別人說我辦得非常成功,整個過程安排得很流暢,研討會很成功,大家也玩得開心,司機與遊覽車小姐對我們很好,吃得也好。大家就問我經費是不是透支了,後來一結算,還剩一大堆錢,是歷年來節餘最多的一次。因此後來有人跟我抱怨:辦得這麼好,下次別人要怎麼辦下去呢?

事後檢討這次活動,是什麼原因使事情辦好的?其實,事情都是我的研究助理去做的,他事先會向我報告、請示,我會立即作出決定或調整,事情鉅細靡遺,包括螢幕、投影機、點心飲料等一應俱全。我自己則是先把這三天的活動過程在心裡面排演,不是觀想結果而是過程,從開始出發,沿途經過那裡,住什麼旅館,怎麼分配房間,研討會的節目如何進行,中間休息時間如何安排等等,都在我的心裡演了好幾遍,所以這個過程會發生什麼事,需要什麼東西,要做什麼準備,連在遊覽車上無聊時要講什麼話或進行什麼活動,我都排演了。所以當助理一跟我討論,我就可以立刻做決定,只是沒有把我心裡面演的過程告訴他。

 

流程就是心理排演的過程

這麼一找就找到了,原來我在心裡面排演一個活動的過程就是「流程」。每個人都會如此排演,當要完成一件事之前,我們都會籌畫,都會盤算如何做。我心裡的盤算是非常細密的,細密到好像是真的,把每個細節都演過。在一遍一遍排演從零到完成的過程時,我會去收集外在真實狀況的資料,使得心裡的排演更逼近真實,即使資料不夠也能演,祇是演得不那麼配合實際狀況而已。演過一次就知道缺那些資訊,然後再去找外面的資訊,取得新的資訊之後再演一遍,就像電腦模擬一樣,速度很快,發現什麼地方不足,再去取得更真切的訊息,一遍一遍的演下去。

當我在做這些事情的時候,別人並不覺得我在做事,因為我只是在心裡面一遍又一遍的演,但是演到後來,就會跟真實的狀況幾乎一樣,而且在這個過程中,會找到一個最省力的「流程」。談到這裡都還屬於「觀想」,還是幻化的,當我開始實踐的時候,才進入真實世界。在真實世界,旁人看起來好像水到渠成,卻看不到我是經過努力奮鬥的,他們不知道我有一套「流程」,而且是跟現實條件吻合的「流程」。當然,在實踐的時候「流程」還是會做調整,但關鍵點很清楚,遇到狀況也能做出最快速的反應。許多人看我做事怎麼都輕輕鬆鬆,但結果卻比人家辛辛苦苦的還好,其實就是因為我已在心裡演過好幾遍,我有很好的「流程」。我這麼一反省,就發現所謂「流程」,就是我心裡面的「演」,如此一來,「流程」對我而言就不生硬了,是本來就有的東西,我馬上就會用了。我把這個體會跟別人說,他們也覺得「流程」的確不陌生,很好用了。

所以,只要把心裡面演的過程寫下來,就是所謂的「流程」,也明白企業所講的「流程」是什麼。原來「流程」是內心自有的,不是外來的。我把這個想法告訴曾先生,他說正是這樣!所以,「流程」由內而發,不是外來控制人的工具,其實「流程」就是「觀想」、「三摩缽提」,都是菩薩乘最擅長的東西,只因我們不是真的菩薩,所以不擅長。

了解這個以後,發覺一般人並不曉得完成一件事是需要經過一個過程的,事情不會從零突然就完成了,一定要經過一個過程,這個過程就是「如土長苗」,像一個幼苗慢慢長大成熟。如果我們心裡面沒有「流程」這個概念,會以為是真空生妙有,本來沒有忽然就生出結果來了,沒有中間的過程,直接就有結果。許多人經常會期待,成功或結果從天上掉下來,這就是不懂得「如土長苗」的道理。他們不知道,從零到有的過程,是不會自動走的,一定要有人推動,不推動事情就停了。如果心裡面沒有「流程」的觀念,就不會去推動,結果就一事無成。從零開始到完成的「流程」,可以有很多途徑,有的輕鬆,有的艱難,你要選擇什麼途徑,要自己去做決定。當然,對一個不知道有「流程」的人而言,更不曉得如何做不同的「流程」選擇了。

我原來認為每一個人在做事之前,都會先在心裡面演練,但是經過檢討才發現,很多人是不會演,而是演得粗糙零碎,不像我演得天衣無縫,很多人可能演了頭沒有尾,或者演了頭和尾,卻缺了中間,這樣做起事來就會困難重重。其實如果會演,自動找到順暢的路走,而不會遇到困難。

 

菩薩乘具有演的能力

擁有能力「演」的人不多,具備這種能力的人屬於菩薩乘,欠缺這種能力的人則屬於羅漢乘。菩薩要做六度萬行,「行」就是執行「流程」,就是在「演」,演過了就真的去做。羅漢修「止」、「空」,是什麼都沒有,也不「行」,修「空」是靜如止水,心裡面當然不演了。這是兩種不同的類型,羅漢乘修「空觀」,菩薩乘修「三摩缽提」,「三摩缽提」就是幻觀法,就是會心裡排演。我發覺很多人心裡面不會演,表示他們不是菩薩乘,而會演的人不多,也表示菩薩乘不多。

在西方社會,羅漢乘和菩薩乘的比例跟我們東方差不多,但差別在西方的菩薩乘知道其他的人不會演,而東方的菩薩並不知道一般人不會演,以為大家跟我一樣都會演,所以就沒有想辦法教大家演。西方的菩薩知道很多人不會演,因此寫成「流程」,訴之於文字,也就是把劇本寫下來,讓不會演的人也可以根據劇本來演。東方的菩薩根本不寫劇本就演了,而且劇情時時刻刻在修改。這一點我認為是東方菩薩未盡責任,既然很多人不會,就應該寫下劇本教大家入戲,讓每個人在心裡面也可以跟著演。怎麼教人入戲呢?就是把心裡面演的事情講出來或寫出來,讓其他人可以跟隨,把大家的能力培養出來,就可以由一群人來演「流程」。

一群人完全自動演出,就像演戲一樣,每個人只要演他的角色就可以,但同時也要清楚整個「流程」的大輪廓,才可以跟別人搭配。在這個過程中,溝通非常重要,如果你不講出來或寫出來,別人不知道你心裡演什麼。當然,會演的人或feeling很強的人,不講也可以知道,但一般人的直覺是很弱的,所以需要寫下來。當彼此間有很好的溝通,細節都用文字記下來,這個「流程」就會越來越接近現實,這時就要去實踐它。其實,如果大家都在心裡演了一齣戲,當然會很想去做做看,不做會很難過的,而一旦真的做成,大家都會很興奮。

了解「流程」之後,再與「觀想」比較。我們做「觀想」的時候,有一個缺點,就是只觀想結果,這是不對的,應該從零開始,再經過一個過程,慢慢達到結果,不能沒有過程、沒有程序。像辦活動,先前在心裡面演,不是只演結果,而是中間每一個過程、細節,一步步演化,這才是「觀想」(三摩缽提)的真諦。

 

觀想就是情境模擬

西方也有「觀想」,就是所謂的「情境模擬」。在《第五項修鍊》一書中,就舉出一件很成功的「情境模擬」實例。殼牌石油公司在石油危機之前,是七大石油公司中最小的,但是石油危機之後卻變成最大的,因為在石油危機之前,他們已經感覺到石油會漲價,就進行了「情境模擬」,萬一石油漲價,公司要怎麼辦,把所有石油漲價時會產生的問題,都做了預測與因應之道。當「情境模擬」完成不久之後,石油危機就出現了,他們馬上推出因應方案,而別的公司則措手不及,就這樣危機反而成為轉機。「情境模擬」就是「三摩缽提」,但是他們做的時候,還是沒有跟人心裡面的「演」連接起來。

我現在要重新加強「三摩缽提」(觀想),當做一件事情時,先在心裡面演好幾遍,還要把演的過程寫下來跟別人溝通,因為光在你心裡面演,別人不知道你演什麼,就無法配合了;同樣的,其他人也要把心裡面演的寫下來,互相溝通、互相搭配。要完成一件事情,必須有一個人負全責,把心裡演的「流程」寫下來,其他參加的人只做「流程」當中的某部分,當然他們也要知道整個「流程」的大輪廓,也要把他們心裡演的部分寫下來,這樣就可以得到最完整的「流程」。

要做到這個地步,沒有電腦不行,像微軟就有「project」的軟體,專門負責做「流程」管理。微軟號稱當年美國打波斯灣戰爭,就是用「project」這個軟體。有人訪問波斯灣戰爭中的一個士官,問他對戰爭的勝利有沒有信心?他回說:「我不知道,但是我可以保證,這雙靴子在某時某點一定送達。」這句話當然就包括了彈藥、人員等等的補充,都不會有任何失誤,而這些全靠「project」這個流程做到的。波斯灣戰爭時,美國所運用的人力、物品,都是從全球動員而來的,這當中的所有資訊,一點也不能錯誤。

所以,每個人只要將心裡演的「流程」輸入電腦,集合起來就可以看到大家心裡演的東西,這樣建立起來的「流程」或「三摩缽提」威力無窮,而且成本不高。當我們在心裡演過,又把它輸入電腦,然後真的去做,事情就會進行得很流暢,成功機率大增,重要的是大家會選擇最適當的方式去做,最後當事情完成時所獲得的滿足是超乎想像的,因為這原本就是他們心裡面想要實現的,一旦完成,真是人生最快樂的事。依此來實踐「三摩缽提」,不但修行成功,又能事業成功,世界上沒有比這個更有趣的事了。

 

流程的重點在做與成

以上是我從不懂「流程」到懂的過程,我們以前曾經講過,生物的演化是依「三摩缽提」的方式進行的,「三摩缽提」本身就是法性的力量。如果把「三摩缽提」跟企業的「流程」結合,再跟電腦結合,一定很好玩。中國人對於「流程」是非常生疏的,以前我講過,中國知識分子的習慣,就是「想」和「說」,「說」完就以為是「做」完,只停留在「想」和「說」,根本沒有「做」和「成」這兩個階段。這就表示我們不懂「流程」,如果懂,重點就會放在「做」和「成」。其實人間所有的活動,尤其是企業經濟活動,就是把事做好,包括非營利事業的基金會活動也是如此,都在「做」和「成」的階段,而不是「想」和「說」而已。「做」和「成」這部分不擅長,事情就會做不好。

總之,「做」、「成」兩個步驟在「流程」中是非常重要的,要實踐就要有「流程」。「三摩缽提」在心裡面演的部份,還是屬於「想」、「說」的階段;用電腦寫下來,也還是在「想」、「說」的階段,等到要去「做」了,而且還要做「成」,才算有實際的實踐部份。把「三摩缽提」和流程、電腦結合在一起,我們可以說這是科學時代的「三摩缽提」,因此「想」、「說」、「做」、「成」的無窮威力,可以讓我們有能力建立人間淨土。圓覺宗有一個法,叫做「成就世間事業大印」,只有名稱而無內容,我今天所講的內容,應該就是成就世間事業大印。

當我帶領大家共同思考,找出現實真相是什麼的時候,發現有些人無法加入,就好像有人已經入戲了,另有些人卻還是入不了戲。為什麼進不來呢?也許是心裡面「演」的能力太弱了,我們的做事方式多半屬於宰制體系,上層階級用命令、控制、監督的手段讓下層階級的人服從、執行事情,這一套做事的方式,跟用「演」的方式是不同的。改造流程在九十年代風行美國以後,也發覺和原有的體系衝突,原有的文化體系很多東西深藏在管理者的心裡,要他們改變方式是很困難的。「改造流程」要大家自動自發的做事,管理者不喜歡這樣,因為會失控,又讓管理者沒有權力,一旦權力放出去了,管理者就會恐懼,擔心這怎麼能做事,一定天下大亂,所以就產生了阻礙。

 

改造是永無止境的

雖然有阻礙,《改造企業》這本書說:在美國,管理者還是不得不改造,因為不改造企業必死,改了才有可能活下來,所以很多人開始接受改造。管理者最大的困難就是學會把權力放下,改變原先扮演的角色。我們原有的金字塔模型,是宰制體系的結構,有權力的人在最上面,以下的人就接受他的命令、控制、監督,員工的所作所為,都是為滿足權力者的歡心。但現在的企業工商環境變了,最高權力者已經不是老闆或經理,而是顧客,因為顧客若不喜歡這個企業的產品,企業根本無法生存。所以,原來金字塔的結構已經不再適用,如果員工還是一味討好老闆,公司就要垮了。因此,包括公司以及經營者的心態都要做調整,把資源放在第一線員工,也就是直接跟顧客接觸的員工身上,讓他們想辦法服務顧客,這樣公司才能生存。總之,掌握生殺大權的是顧客而不是老闆,這個轉變就是流程的轉變,公司的運作也要隨之做調整。管理者本身就需要先改造觀念,如果觀念不改,是不可能改造流程的。至於在調整改造的過程中,原來習慣命令、控制、監督的經理人或管理人,將成為累贅。另外還要有一種體認,就是改造是永無止境的,改造就是生活。

看了這本書,瞭解「流程」就是我們心中「演」的過程,我發現我「演」流程是天衣無縫的,它是時間演變的過程。我還會另一種境界層次的流程,不是時間性的流程。比如工作之前,我會問為什麼要工作?工作是有必要嗎?工作本身有什麼價值?往上我還要問為什麼人要工作?人活在世上的意義是什麼?以真空鍍膜業為例,我會問為什麼要做真空鍍膜?為什麼要在台灣做?為什麼要在北部做,不在南部做?為什麼要做刀具的鍍膜?一層一層的往上或往下問,越問越細,像這種層次的提問,我也是天衣無縫的,其實往上問到最後,就是到毗廬性海去了。我心裡面的「容量」與「範圍」(dimension)是很複雜的,不但要演自己的部分,還要把別人的問題、層次境界都要估量進來一起演。在這個過程中,我會不斷的評估,收集資訊,調整現實與心中模擬的差距,這部份就不是一般人能做的,我甚至也無法傳授,這是我的另一個特質。因為這個太複雜了,我無法詳詳細細的說給人聽,無法說,說不完,到這裡語言文字根本不夠用,只有程度相近的人,我可以點一下就通了。

《改造企業》這本書有沒有提到我前面所講,無法傳授的部分呢?我發現有,但講得不夠深,例如書中提到的企業文化,談到價值觀、理念、習性,就比較接近我所謂的另一種不同層次的流程。不好的企業文化,例如老闆都是對的,員工不可以反抗老闆,要明哲保身,不要強出頭等觀念,都是比較淺的企業文化,一定要消除。因為就是這些文化在指導員工做事,而不是規章、階級、職位大小在指導,不好的文化價值觀或習性,絕對做不好事情,這就是要害所在。我們通常以為員工做事是受到長官命令、控制,其實真正指導他的,是這些文化的價值觀、理念、習性,這些都是要下工夫的地方,書中提到美國很多企業改造失敗,就是因為不能成功的改造文化。

 

管理者的責任是改造工作與環境

書中還提到一個很好的觀念,經理人的價值是改造工作環境,讓工作者在這個環境得到物質與精神上的滿足,不要讓工作和工作環境壓迫員工,使他們想要反抗或逃避。事實上,能夠提供員工發揮潛力的環境,就是成功的管理者,有些管理者卻搞不清楚狀況,攬下所有的事情來做。其實員工負責做事,管理者的責任就是改造工作與工作環境。我很高興書中提到這點,這就是我要實踐的企業叢林,要把工作與工作環境改造得夠好,讓工作的人可以發揮潛力,滿足他們的生活所需,而且可以修行成道,跟書中的想法是一樣的。

同一作者的另一本書《改造管理》提到:「我曾在前面中說過,工作對人類而言,就如同愛與友誼,是一種有意義的活動。」作者把工作視同愛和友情,「透過工作,我們才得以展現個人的天賦。而這就是經濟學家索斯坦‧威卜蘭(Thorstein Veblen)所說的『與生俱來的技能。』就在我們展現那本能時,又連帶地做了兩件事:第一、我們走出自己的小圈圈,獲得與外界的聯繫。這個世界即使在我們死後,也依舊會照常運轉,但由於我們曾經生存其中,這個世界可能會因為我們的貢獻,而有些許改進。第二、就是我們透過工作以及這些聯繫,在展現天賦的過程中,得以發掘真正的自我。」作者在企業文化中還提到:「應該要觸及我們內心的需求,向我們保證,這門行業、這份工作、這些同仁,以及這份薪水,所能達到的目的,對這世間具有某些更重大的意義。

在我們這個時代,最令人困擾的,就是除了工作以外,許多我們曾經賴以從中肯定個人價值、感受自我重要性的團體,如家庭、社區、俱樂部、教會、種族、慈善團體,以及政府等,都失去了絕大部分的說服力。這些團體再也無法像從前一樣,緊緊聯繫著其中的每一分子;此外,他們也無法像以往一樣幫助我們,使我們更加了解自己。結果,許多人可能會覺得自己越來越孤單,也越變越無足輕重。如今,許多西方人逐漸領悟到,在許多古老、傳統的支持力量中,唯有工作仍具有強大的影響力。今天,我們管理人所面對的,不僅是驚人的責任,同時還有令人目眩神迷的機會。

我們是工作與工作環境的組織者,我們可以讓工作與工作環境,來滿足我們在社交以及精神上的需求,並令個人感受到自我的重要性;反之,我們也可以背道而馳,任由工作與工作環境來壓抑這些需求,使人無法得到滿足。因此『企業文化』成敗的關鍵,便在於小我在大我中,能有什麼樣的認知。而不管是成是敗,一切的選擇權,都操縱在我們手裡。」我覺得以上是書中最精彩的部分。

西方社會已經警覺到工作對人的重要性,由於東方社會仍然看重家庭,但是美國社會家庭觀念已經破碎,家庭的重要性變得無足輕重,只剩下工作。不過,目前台灣社會也越來越看重工作,甚至其重要性已經超過家庭,所以,如果不把工作當作一件重要的事來面對,是不智的。我想要建立企業叢林,就是重視工作,就是善盡管理人的責任,希望組織創造一個更好的工作與工作環境,而且工作本身就是一種修行。我一直以為這是很孤單的想法,現在看了這本書,才知道我並不孤單,他們已經在做,而且做得很不錯。

以前我一直認為要先讓P公司賺錢,然後再進入做企業文化的工作,現在看來這個程序不對,應該立刻就進去,因為企業文化不對,它就不會賺錢。我要把企業文化種進來,讓它自動活起來,而且是深入的。看美國人寫的企管書籍,讓我更加清楚我的想法與他們是一致的,比他們更深遠,但在實做方面又差他們太多了。一開始我並不知道要怎麼實踐貢獻主義,以前看了很多資本主義方面的書,那些東西並不合乎貢獻主義,但又不知道該怎麼改,總以為他們是對的,所以自己的想法就不太敢拿出來用。現在所謂的企業改造,就是我的想法,經過這些年的了解,現在已經可以用了。至於怎麼做或怎麼用,有很多細節,並不適合在這裡談。諸位對以上所講,有沒有心得感想?

 

註:

《改造企業》原著者Michael Hammer & James Champy,譯者楊幼蘭,牛頓出版,於1994年。

《改造管理》原著者James Champy,譯者楊幼蘭,牛頓出版,於1996年。

《從零到無限》譯自Creating,原著者Rober Fritz,譯者鄭淑芬,知英文化出版,於1997年。

 

資料記錄-陳雲卿

資料整理-邱英美 梁玉明